Z inicjatywą uruchomienia programu „Straty osobowe i ofiary represji pod okupacją niemiecką w latach 1939-1945” wystąpił w 2006 roku Instytut Pamięci Narodowej wspólnie z Ministerstwem Kultury i Dziedzictwa Narodowego oraz Ośrodkiem „KARTA”.

Realizator programu wyłaniany jest na drodze konkursu ogłaszanego przez Instytut Pamięci Narodowej. Realizatorem i koordynatorem programu w latach 2006-2008 był Ośrodek „KARTA”.

Merytoryczny kształt programu wyznaczyła - powołana przez Instytut Pamięci Narodowej i Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego - Komisja Ekspertów.

Obecnie Komisja Ekspertów powołana przez Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej sprawuje w imieniu IPN nadzór merytoryczny nad realizacją zadania publicznego. W wyniku rozstrzygniętego w roku 2016 konkursu  realizatorem programu w latach 2016-2018 jest Fundacja „Polsko-Niemieckie Pojednanie”.

Program realizowany był we współpracy z instytucjami zajmującymi się problematyką drugiej wojny światowej. Przedstawiciele ponad 30 z nich znaleźli się w powołanej w 2006 roku Radzie Programowej.

Szeroko zakrojona współpraca z szeregiem instytucji w Polsce i poza jej granicami, przeprowadzenie kwerend w ich zasobach archiwalnych, uzupełnianie ich o dane pochodzące z prasy wojennej, publikacji zawierających wykazy ofiar oraz o informacje od ostatnich żyjących osób represjonowanych i członków ich rodzin, pozwoliło na przetworzenie i wprowadzenie do bazy danych informacji dotyczących 5.133.669 ofiar i osób represjonowanych w tym 4.627.440 znanych z imienia i nazwiska oraz 506.229 ofiar anonimowych.

Realizacja programu jest trudna, ponieważ zaczął się on o wiele lat za późno. Dokumentacja dotycząca strat osobowych nie została stworzona bezpośrednio po wojnie, ani nawet kilkanaście lat po niej, gdy żyło jeszcze wielu bliskich krewnych ofiar. Jest to jedna z przyczyn, z powodu której prace dokumentacyjne prowadzone w chwili obecnej, nie doprowadzą już niestety do pełnej identyfikacji, czyli poznania z imienia i nazwiska i przywrócenia tożsamości wszystkim polskim ofiarom drugiej wojny światowej. Możliwe jest jednakże odszukanie, zindeksowanie i zgromadzenie w jednym miejscu w formie bazy danych - dostępnych w różnych instytucjach państwowych – muzeach, archiwach polskich i zagranicznych, jak również organizacjach społecznych – informacji dotyczących ofiar i osób represjonowanych.

Baza „Strat” jest indeksem ofiar i osób represjonowanych – nie gromadzi skanów dokumentów na podstawie których wprowadzane są informacje – wskazuje jednak miejsca, gdzie dokumenty takie można odnaleźć.