Dane gromadzone w bazie zbierane są przede wszystkim z dokumentów, przechowywanych w muzeach, archiwach polskich i zagranicznych oraz instytucjach zajmujących się problematyką drugiej wojny światowej lub dysponujących dokumentami dotyczącymi tego okresu.
Luki archiwalnej dokumentacji wypełniają dane pozyskiwane bezpośrednio od ofiar i ich rodzin. Obecnie mamy jeszcze możliwość zebrania informacji o represjach niemieckich, od ostatnich żyjących osób, które są w stanie dać temu świadectwo.Dane przetwarzane są również na podstawie opracowań i publikacji zawierających wykazy ofiar i osób represjonowanych.
W programie wykorzystano bazy tworzone na użytek własny przez instytucje posiadające zasoby archiwalne dotyczące drugiej wojny światowej.
Do największych zbiorów, przekazanych w formie elektronicznej na potrzeby programu „Straty” należały dane zgromadzone przez:
Dane w formie elektronicznej dotyczące zmarłych więźniów lub uwięzionych Polaków przekazały w całości bądź części muzea największych obozów koncentracyjnych: Auschwitz, Majdanka, Gross Rosen, Stutthofu, Buchenwaldu, Bergen Belsen, Neuengamme, Ravensbrück, Flossenbürga, Sachsenhausen, Natzweiler, Mauthausen.
W chwili wyczerpania możliwości pozyskiwania danych do programu w wersji elektronicznej duże znaczenie miało poszukiwanie i opracowywanie archiwaliów i publikacji zawierających wykazy ofiar i represjonowanych.
W ramach realizacji programu prowadzone były szeroko zakrojone działania zmierzające do pozyskiwania danych z kopii dokumentów źródłowych oraz digitalizacji i przetwarzaniu na formę elektroniczną informacji zawartych w różnego typu publikacjach. Dokumenty archiwalne (listy więźniów, wyroki sądów, listy transportowe, akty zgonów, dokumenty pracy itp.) poszukiwane były w archiwach krajowych i zagranicznych, w archiwach Instytutu Pamięci Narodowej (głównie w zasobach po Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu) oraz organizacjach społecznych.
Szereg dokumentów pozyskanych zostało z archiwów, muzeów i miejsc pamięci przede wszystkim na terenie Niemiec i Austrii. Były to materiały wytworzone w okresie drugiej wojny światowej przez administrację niemiecką lub pracodawców. Były to także dokumenty powojenne, które powstały na zlecenie władz alianckich (każdy samorząd miał obowiązek sporządzenia list obcokrajowców przebywających na terenie danej gminy i powiatu). Pozyskiwane wykazy więźniów lub robotników przymusowych często były wynikiem prowadzonych w latach późniejszych prac badawczych lub kwerend archiwalnych prowadzonych w latach 1992-2005 w związku z realizacją programów wypłat świadczeń dla osób poszkodowanych przez Trzecią Rzeszę. Dane byłych robotników przymusowych są dostępne w wieku archiwach miejskich w formie spisów obcej siły roboczej lub też obcokrajowców zarejestrowanych w określonym czasie na terenie danej jednostki administracyjnej, czy też wykazów osób pochowanych na tamtejszych cmentarzach w latach 1939-1945.
Ważnym źródłem danych były informacje pozyskiwane bezpośrednio od ostatnich, żyjących uczestników opisywanych wydarzeń lub członków ich rodzin. Często dotyczyły one osób, o których informacji nie udało się pozyskać z żadnego dokumentu. Niekiedy uzupełniają one dane, wprowadzone już do bazy zarówno w przypadku danych osobowych jak i opisu okoliczności represji.
